Como convencer a equipe de TI a melhorar constantemente o Office 365

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Não é de admirar que muitas organizações tenham adaptado as soluções, processos ou fluxos de trabalho do Office 365 que os usuários eles odeiam.

Isso não é bom para adaptação permanente da plataforma. Preenchendo formulários longos para lidar com solicitações de TI que ninguém entende, processos de longo prazo e demorados para solicitar um site, realizando pesquisas de funcionários excessivamente complexas

Os locais de trabalho digitais devem garantir que plataformas como o Office 365 sejam usadas como planejadas e totalmente. Além de trabalhar na aceitação profunda e ampla dos usuários, a criação contínua de melhores soluções é um passo necessário nessa direção.

Esse tipo de flexibilidade permite que as empresas permaneçam à frente da curva de inovação digital e obtenham um retorno maior do investimento em tecnologia.

Para tornar isso possível, seu departamento de TI deve ser capaz de iniciar mudanças digitais com entusiasmo. Eles devem constantemente procurar maneiras de melhorar o uso da plataforma.

É uma melhoria gradual e contínua que transforma o Office 365 em um excelente recurso digital.

No entanto, os departamentos de TI raramente iniciam essas mudanças proativas. Por quê?

Entenda porque você não deve fazer alterações

As soluções digitais precisam sempre de atualização. Há sempre uma maneira de ferramentas, fluxos de trabalho e processos serem mais simples e mais fáceis de usar.

No entanto, muitas experiência do usuário geralmente atrasam ou evitam essas alterações necessárias para garantir uma operação segura. Eles têm medo de perturbar o trabalho das pessoas.

De um modo geral, após a implementação, as soluções são satisfeitas se apenas funcionarem. E se o fizerem, mantêm o máximo de tempo possível até que o contratante superior solicite uma alteração.

Há mais uma razão importante pela qual a TI está atrasando as mudanças: elas raramente são recompensadas por iniciativas inovadoras. Pensar é: “Bem … eu não vou receber um bônus por fazer essas mudanças, então por que eu deveria assumir o risco?”

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O lado negro da simplicidade

Existem maneiras de motivar a equipe de TI a sempre iniciar mudanças digitais, aqui estão duas delas:

Tolerar o risco e introduzir recompensas

O primeiro passo é permitir que a equipe de TI cometa erros (dentro do razoável).

Para que um funcionário seja empreendedor, não deve haver punição se algo der errado. Dado que soluções bem testadas às vezes não produzem os resultados pretendidos, os funcionários devem saber que qualquer falha será tratada como parte do processo normal que leva ao sucesso.

Explique para sua equipe de TI a necessidade de usar o Office 365 totalmente. Expanda sua função para incluir aprimoramentos digitais contínuos e garantir que os erros sejam esperados.

Além disso, não é suficiente que eles saibam que podem correr riscos, eles também devem saber que há algo para eles neles, o que é um fator motivador separado.

O segundo passo é reconhecer seus esforços inovadores. Isso pode ser feito fornecendo recompensas financeiras da mesma forma que os bônus são recebidos pela equipe de vendas.

Bônus motivam os funcionários. Essa é uma maneira simples de incentivar profissionais de TI prudentes a serem mais ativos.

Eles precisam saber por que precisam fazer mais do que instalar, manter e reparar a infraestrutura digital. Quando suas iniciativas resultarem em melhor comunicação, produtividade, colaboração, segurança de dados, conformidade regulatória, experiência do usuário ou adoção pelo usuário, lembre-se de ter uma recompensa.

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O estado de melhoria contínua

Você nunca usará o Office 365 totalmente, a menos que continue a criar soluções melhores e melhores. Como a equipe de TI está constantemente à procura de melhores ideias, seu local de trabalho digital se torna flexível o suficiente para atender às demandas de constante transformação digital.

Crie uma cultura de recompensa: literal e figurativamente, a inovação e sua equipe de TI.

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